Flats.pl

Room lease

Room rental agreement – template for landlords and flatmates

Renting out a room in a flat shared by several people? The agreement must state exactly which room belongs to the tenant and which common areas they may use. The generator walks you through these arrangements and prepares an agreement ready to sign.

  • Room description and list of common areas: kitchen, bathroom, living room, balcony
  • Split of charges and utilities, also when they're included in the rent
  • House rules for a shared flat
Fill in and download the PDF Free and without logging in. Your data stays in your browser.

Fill in the agreement

The lease type is already selected – start with the parties' details.

Parties

Details of the landlord and the tenants. Leave blank any fields you don't know: the agreement will show a space to fill in by hand.

Landlord

Makes it easier to identify the parties, but you can write it in by hand when signing.

Tenant

Makes it easier to identify the parties, but you can write it in by hand when signing.

Several tenants are jointly and severally liable for the rent and damage: the landlord may demand the full amount from any one of them.

Data is saved only in this browser. We send nothing to a server.

This template is for information only and does not constitute legal advice. In an unusual situation, have the agreement reviewed by a lawyer.

Open the full generator with these settings

FAQ

Questions and answers

Is renting a room also a residential lease under Polish law?

Yes. Renting a room for living purposes is governed by the Civil Code and the Tenants' Rights Protection Act, including the deposit limit of 12× the rent. The difference is that the tenant uses only part of the flat.

How do I describe the common areas in the agreement?

Tick in the form which rooms the tenant may use – only the ones you select will appear in the agreement. If something is excluded from use, e.g. one room, don't tick it.

Does each flatmate sign a separate agreement?

Usually yes: a separate agreement per room makes settlements and termination easier. If several people rent one room together, add them as tenants of a single agreement – they are then jointly and severally liable.

Can the owner live in the same flat?

Yes, a room rental agreement also works when the landlord lives on site. In that case, write down the house rules and the use of the kitchen and bathroom especially carefully.

What this template includes

  • Identification of the room (number, floor area) and the right to share selected parts of the flat
  • Rent for the room and rules for settling utilities and charges
  • House rules on guests, pets and smoking
  • The deposit and its return after the room is vacated
  • Notice – with an exhaustive list of grounds for a fixed-term agreement

An excerpt from the generated agreement

These clauses come straight from the generator. The blanks are filled with the data from the form. The full agreement of this type has 14 clauses.

§ 1Przedmiot umowy

1. Wynajmujący oświadcza, że przysługuje mu tytuł prawny do lokalu mieszkalnego położonego pod adresem: ……………………… (dalej „Lokal”).

2. Wynajmujący oddaje Najemcy do używania pokój w Lokalu: ……………………… (dalej „Pokój”), wraz z prawem współkorzystania z kuchni i łazienki, a Najemca zobowiązuje się płacić Wynajmującemu umówiony czynsz.

3. Pokój zostaje oddany Najemcy w celu zaspokojenia jego potrzeb mieszkaniowych.

§ 4Opłaty eksploatacyjne i media

1. Niezależnie od czynszu najmu Najemca zwraca Wynajmującemu opłaty eksploatacyjne na rzecz wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni („czynsz administracyjny”) w wysokości ……………………… miesięcznie, w terminie płatności czynszu. Zmiana wysokości tych opłat przez wspólnotę lub spółdzielnię zmienia kwotę należną od Najemcy od najbliższego terminu płatności po pisemnym zawiadomieniu Najemcy wraz z kopią dokumentu.

2. Najemca ponosi koszty następujących mediów i usług według rzeczywistego zużycia, na podstawie rachunków lub wskazań liczników: energia elektryczna, gaz, woda i odprowadzanie ścieków, ogrzewanie, internet i telewizja, wywóz odpadów komunalnych.

§ 7Zwierzęta i palenie tytoniu

1. Najemca nie może trzymać w Lokalu zwierząt bez uprzedniej pisemnej zgody Wynajmującego.

2. W Lokalu obowiązuje zakaz palenia tytoniu, w tym papierosów elektronicznych i podgrzewanych wyrobów tytoniowych.

Templates by lease type

Bilingual rental agreements

You may also need

Handover protocol (protokół zdawczo-odbiorczy)Meters, keys, room condition and photos – an appendix to every rental agreement.Rental agreement generatorAll lease types and languages in one place.Flat rental agreement in Poland: what it must includeLease types, deposit, notice and taxes.Occasional lease (najem okazjonalny) step by stepNotary, substitute residence, notification to the tax office (urząd skarbowy).

Legal status as of October 2026. Laws change: before signing, check the current wording of the acts in the Internet System of Legal Acts (isap.sejm.gov.pl).