Umowa najmu mieszkania: co musi zawierać

Podstawy prawne i forma umowy

Najem mieszkania regulują przepisy Kodeksu cywilnego (art. 659–692) oraz ustawa z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Ustawa chroni najemcę: wielu jej przepisów nie da się wyłączyć umową, a postanowienia z nią sprzeczne są nieważne.

Umowa najmu na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. Jeśli strony tej formy nie zachowają, umowę uważa się za zawartą na czas nieoznaczony. Najem okazjonalny i instytucjonalny wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Co musi zawierać umowa najmu

Minimum to oznaczenie stron, lokalu i czynszu. W praktyce warto uregulować wszystko, o co strony mogą się później spierać:

• dane wynajmującego i wszystkich najemców (przy kilku najemcach: ich solidarną odpowiedzialność),
• adres i opis lokalu, opcjonalnie numer księgi wieczystej, oraz listę wyposażenia,
• czas trwania umowy: oznaczony (z datą końcową) albo nieoznaczony,
• wysokość czynszu, termin i sposób płatności,
• kto płaci czynsz administracyjny i poszczególne media,
• wysokość kaucji i zasady jej zwrotu,
• zasady wypowiedzenia, a przy umowie na czas oznaczony konkretne przyczyny wypowiedzenia,
• zasady dotyczące zwierząt, palenia, podnajmu i liczby mieszkańców,
• podział napraw między strony,
• protokół zdawczo-odbiorczy ze stanem lokalu i licznikami jako załącznik.

Najem zwykły, okazjonalny i instytucjonalny

Najem zwykły to podstawowa forma. Najemca korzysta z pełnej ochrony ustawy o ochronie praw lokatorów. Jeśli po zakończeniu umowy nie opuści lokalu, właściciel musi wytoczyć proces o eksmisję, a sąd bada m.in. prawo do lokalu socjalnego. Kaucja do 12-krotności czynszu.

Najem okazjonalny (art. 19a–19e ustawy) może zawrzeć właściciel będący osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa jest zawarta na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat, a najemca składa u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji i wskazuje lokal zastępczy. Dzięki temu po zakończeniu najmu właściciel może szybciej odzyskać mieszkanie. Kaucja do 6-krotności czynszu, a umowę trzeba zgłosić do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni.

Najem instytucjonalny (art. 19f–19j ustawy) jest przeznaczony dla przedsiębiorców wynajmujących lokale w ramach działalności gospodarczej. Też wymaga notarialnego oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji, ale bez wskazywania lokalu zastępczego. Kaucja do 6-krotności czynszu, okres do 10 lat. Generator Flats.pl nie przygotowuje tej umowy.

Kaucja: ile można pobrać

Kaucja zabezpiecza należności właściciela z tytułu najmu, np. zaległy czynsz albo koszt naprawy szkód. Przy zwykłym najmie nie może przekroczyć 12-krotności miesięcznego czynszu, przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym 6-krotności.

Kaucję zwraca się w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego. Zwykłe zużycie lokalu wynikające z prawidłowego używania nie uzasadnia potrąceń. Dlatego tak ważny jest protokół ze stanem lokalu przy wydaniu i zwrocie.

W praktyce najczęściej spotyka się kaucję równą 1–3 miesięcznym czynszom.

Okresy i przyczyny wypowiedzenia

Umowa na czas nieoznaczony: najemca może ją wypowiedzieć w każdej chwili. Jeśli umowa nie stanowi inaczej, obowiązuje ustawowy termin 3 miesięcy na koniec miesiąca kalendarzowego (art. 688 Kodeksu cywilnego). Właściciel może wypowiedzieć umowę tylko z przyczyn wymienionych w art. 11 ustawy o ochronie praw lokatorów, na piśmie pod rygorem nieważności i z podaniem przyczyny. Najczęstsze przyczyny to: zaległość z czynszem za co najmniej 3 pełne okresy płatności (po pisemnym uprzedzeniu i wyznaczeniu dodatkowego miesięcznego terminu), używanie lokalu niezgodnie z umową mimo upomnienia oraz podnajem bez zgody. Wtedy obowiązuje co najmniej miesięczny termin na koniec miesiąca. Niektóre inne przyczyny wymagają znacznie dłuższych terminów.

Umowa na czas oznaczony: można ją wypowiedzieć tylko w przypadkach określonych w umowie (art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego). Jeśli umowa nie wymienia przyczyn, obowiązuje do końca okresu. Strony zawsze mogą ją rozwiązać za porozumieniem. Niezależnie od umowy najemca może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów, jeśli wady lokalu zagrażają zdrowiu (art. 682 Kodeksu cywilnego).

Dla właściciela praktyczna rada: przy umowie na czas oznaczony wpisz przyczyny wypowiedzenia odpowiadające art. 11 ustawy. Dopuszczalne podstawy wypowiedzenia przez wynajmującego wymienia art. 11 ust. 2–5 ustawy; przyczyna spoza tego katalogu nie da skutecznego wypowiedzenia.

Podatek od najmu i urząd skarbowy

Od 2023 r. przychody z najmu prywatnego, czyli poza działalnością gospodarczą, rozlicza się wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Stawka wynosi 8,5% przychodu do 100 000 zł w roku i 12,5% od nadwyżki ponad tę kwotę. Nie odlicza się kosztów, np. remontu czy amortyzacji. Małżonkowie mają limit 100 000 zł każdy i mogą też złożyć oświadczenie, że całość rozlicza jedno z nich.

Przychodem jest czynsz, a także opłaty, które najemca płaci właścicielowi za lokal. Kaucja przychodem nie jest, dopóki właściciel jej nie zatrzyma. Ryczałt płaci się co miesiąc lub co kwartał, do 20. dnia następnego miesiąca, a zeznanie PIT-28 za dany rok składa się do 30 kwietnia następnego roku.

Zwykłej umowy najmu nie trzeba nigdzie rejestrować. Wyjątkiem jest najem okazjonalny: zawarcie umowy trzeba zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu, inaczej nie będzie to najem okazjonalny. Najem w ramach działalności gospodarczej rozlicza się inaczej; ten poradnik go nie obejmuje.

Przed podpisaniem

Sprawdzone praktyki, które oszczędzają sporów:

• najemca może sprawdzić w księdze wieczystej (ekw.ms.gov.pl), czy wynajmujący jest właścicielem,
• spiszcie protokół zdawczo-odbiorczy ze zdjęciami, stanami liczników i liczbą kluczy,
• ustalcie na piśmie, kto i kiedy płaci każde medium,
• przy kilku najemcach wpiszcie wszystkich do umowy,
• przechowujcie potwierdzenia przelewów czynszu i kaucji.