Najem okazjonalny dla obcokrajowca: oświadczenie notarialne i adres zastępczy

Czym jest najem okazjonalny i dlaczego właściciele wymagają go od cudzoziemców

Najem okazjonalny reguluje ustawa o ochronie praw lokatorów (u.o.p.l.), art. 19a-19e. Może z niego skorzystać tylko właściciel będący osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa musi mieć formę pisemną i być zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Ogólne omówienie znajdziesz w poradniku o najmie okazjonalnym.

Od zwykłej umowy różnią go trzy załączniki dostarczane przez najemcę:

1. oświadczenie w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu po ustaniu najmu;
2. wskazanie innego lokalu (lokal zastępczy, potocznie "adres zastępczy"), w którym najemca mógłby zamieszkać w razie egzekucji;
3. oświadczenie właściciela tego lokalu (lub osoby mającej do niego tytuł prawny) o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących, z podpisem poświadczonym notarialnie.

Dlaczego właściciele tak często proponują tę formę obcokrajowcom? W zwykłym najmie eksmisja niepłacącego najemcy może trwać długo. Przy najmie okazjonalnym oświadczenie notarialne jest podstawą egzekucji, więc odzyskanie mieszkania jest dużo szybsze. Dla właściciela, który obawia się, że najemca wyjedzie z Polski, to zabezpieczenie. Dla najemcy przede wszystkim formalności i dodatkowy koszt, a nie wyraz nieufności.

Wynajmujący musi zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od początku najmu. Bez zgłoszenia szczególne zasady najmu okazjonalnego nie mają zastosowania. Możesz poprosić o kopię potwierdzenia.

Krok po kroku

Kolejność ma znaczenie: notariusz potrzebuje projektu umowy i danych lokalu zastępczego przed wizytą. Na całość warto zaplanować tydzień-dwa.

1. Uzgodnij warunki: czynsz najmu, czynsz administracyjny (opłaty do wspólnoty lub spółdzielni), media według liczników, kaucja (maks. 6-krotność czynszu), okres najmu i zasady wypowiedzenia. Szukaj ofert w wyszukiwarce, np. w Warszawie, Krakowie czy Wrocławiu.
2. Weź projekt umowy na piśmie. Możecie przygotować go razem w generatorze umowy najmu, który obsługuje też najem okazjonalny.
3. Znajdź lokal zastępczy: rodzina, znajomi lub inna osoba z tytułem prawnym do lokalu.
4. Zgoda właściciela lokalu zastępczego: podpisuje oświadczenie i poświadcza podpis u dowolnego notariusza, także w innym mieście, bez obecności najemcy.
5. Umów notariusza: poproś o wycenę, powiedz, że jesteś cudzoziemcem i jakim językiem się posługujesz, zapytaj o tłumacza przysięgłego.
6. Dokumenty: paszport (obywatele UE także dowód osobisty), projekt umowy, dane wynajmującego, adres mieszkania i lokalu zastępczego ze zgodą właściciela. PESEL nie jest potrzebny do najmu.
7. Podpisz oświadczenie notarialne i odbierz wypisy aktu.
8. Podpisz umowę z załącznikami i przy odbiorze kluczy protokół zdawczo-odbiorczy ze stanami liczników i zdjęciami.
9. Wynajmujący zgłasza umowę do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni.

Nie płać kaucji ani czynszu przed podpisaniem dokumentów i obejrzeniem mieszkania. Przedpłata dla "właściciela za granicą" to klasyczne oszustwo. Właściciela sprawdzisz w księdze wieczystej: https://ekw.ms.gov.pl.

Zameldowanie na pobyt czasowy to osobny obowiązek: cudzoziemcy zostający dłużej zwykle meldują się w urzędzie gminy/miasta w ciągu 30 dni od zamieszkania, a umowa najmu potwierdza tytuł prawny. Zasady dla obywateli Ukrainy zmieniały się w 2025-2026 r., aktualne informacje: https://www.gov.pl/web/udsc. Więcej w poradniku wynajem mieszkania dla obcokrajowców.

Adres zastępczy: kto może go udostępnić

• Rodzina w Polsce z własnym mieszkaniem lub domem: najprostsze rozwiązanie.
• Znajomi, współpracownicy: wyjaśnij, że zgoda dotyczy zamieszkania w razie eksmisji, a nie poręczenia długów.
• Pracodawca lub uczelnia: rzadko, jeśli dysponują lokalem i się zgodzą.
• Płatne usługi "adresu zastępczego": w praktyce istnieją. Zachowaj ostrożność: jeśli adres jest fikcyjny, a usługodawca nie zamierza nikogo przyjąć, takie rozwiązanie może nie spełniać celu ustawy i być kwestionowane. Sprawdź właściciela, czytaj, co podpisujesz, w razie wątpliwości zapytaj prawnika.

Polska czy zagranica? Ustawa nie mówi wprost, że lokal zastępczy musi być w Polsce. W praktyce wielu notariuszy i wynajmujących oczekuje polskiego adresu, bo egzekucja za granicą jest trudna; niektórzy akceptują adres zagraniczny, ale wtedy zgodę z poświadczonym podpisem zwykle trzeba przygotować za granicą (czasem z tłumaczeniem lub apostille). Kwestia jest sporna, praktyka bywa różna, więc ustal ją z notariuszem i wynajmującym przed wizytą.

Właściciel lokalu zastępczego nie odpowiada za czynsz najemcy. To jednak poważne oświadczenie, więc proś o nie tylko osoby, które je rozumieją.

U notariusza: język, tłumacz, dokumenty

Oświadczenie to krótki akt. Notariusz sprawdza tożsamość, odczytuje treść i wyjaśnia skutki, po czym wydaje wypisy: zwykle jeden dla najemcy i jeden dla wynajmującego.

Akty sporządza się po polsku. Jeśli najemca nie zna dobrze polskiego, notariusz musi upewnić się, że rozumie treść aktu, co w praktyce zwykle oznacza obecność tłumacza przysięgłego. Znajomy mówiący po polsku zwykle nie wystarczy. Notariusze w dużych miastach często współpracują z tłumaczami angielskiego, ukraińskiego czy rosyjskiego.

• ważny paszport lub dowód osobisty obywatela UE (jeśli masz tylko kartę pobytu, zapytaj notariusza, czy wystarczy);
• projekt umowy lub co najmniej dane wynajmującego, adres i okres najmu;
• adres lokalu zastępczego i zgodę jego właściciela;
• dane osób, które zamieszkają z najemcą.

Koszty

Maksymalne stawki taksy notarialnej określa rozporządzenie; wielu notariuszy pobiera mniej. Kwoty są orientacyjne (2026) i zależą od miasta. Zawsze poproś o wycenę.

Kto płaci? Przepisy tego nie rozstrzygają. W praktyce najczęściej najemca, ale to kwestia negocjacji: można poprosić o podział kosztów lub niższą kaucję. Do tego dochodzi pierwszy czynsz, kaucja i czasem prowizja agencji (często 50-100% miesięcznego czynszu). Policz koszty w kalkulatorach.

Co to oznacza dla najemcy

• Eksmisja bez procesu co do istoty sprawy. Jeśli najemca nie opuści lokalu po ustaniu najmu, wynajmujący doręcza mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu, a następnie występuje do sądu jedynie o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Potem komornik może przeprowadzić eksmisję do lokalu zastępczego. Typowa ochrona przed eksmisją "na bruk" w dużej mierze nie ma tu zastosowania.
• Kaucja do 6-krotności czynszu. W praktyce zwykle 1-2 miesiące; 6 to maksimum ustawowe. Kaucja jest zwracana po opróżnieniu lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego.
• Czytaj zapisy o wypowiedzeniu. Umowę na czas określony można wypowiedzieć tylko w przypadkach w niej wskazanych (art. 673 § 3 k.c.). Sprawdź, czy możesz wcześniej wyjechać, np. po utracie pracy lub zezwolenia na pobyt.

Płać przelewem, przechowuj protokół ze zdjęciami i kopie dokumentów. W sporze pomoże nieodpłatna pomoc prawna: https://np.ms.gov.pl. Zobacz też poradnik o prawach najemcy.

Alternatywy

• Zwykła umowa najmu: bez notariusza i lokalu zastępczego, z silniejszą ochroną najemcy. Część właścicieli zgodzi się na nią w zamian za nieco wyższą kaucję, referencje lub potwierdzenie dochodów. Zobacz poradnik o umowie najmu.
• Najem instytucjonalny: podobna konstrukcja z oświadczeniem notarialnym, stosowana przez firmy wynajmujące zawodowo; lokal zastępczy często nie jest wymagany.
• Pokój lub stancja na pierwsze miesiące: porównanie w poradniku stancja czy mieszkanie.

Załóż profil najemcy i ustaw zapisane wyszukiwania, aby dostawać powiadomienia o nowych ogłoszeniach. Więcej porad na stronie Dla najemcy.

Źródła i zastrzeżenia

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów (u.o.p.l.), art. 6 i 19a-19e: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20010710733
• Kodeks cywilny, art. 673 i n.: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19640160093
• Informacje dla cudzoziemców: https://www.gov.pl/web/udsc

Poradnik ma charakter informacyjny (stan na październik 2026 r.) i nie stanowi porady prawnej. Koszty są orientacyjne, a praktyka notariuszy bywa różna. Warto sprawdzić aktualne przepisy i zapytać notariusza lub prawnika.